Aplikasi office (aplikasi perkantoran) adalah kumpulan aplikasi yang digunakan
untuk memudahkan pekerjaan perkantoran. Karena berupa aplikasi, itur-
iturnya sudah tersedia dan dapat langsung digunakan oleh pengguna, tanpa
harus membangunnya sendiri menggunakan bahasa pemrograman.
Secara umum, aplikasi perkantoran terbagi menjadi beberapa jenis
menurut kegunaan dan fungsinya. Tiga di antaranya yang paling banyak
digunakan ialah seperti berikut.
1. Aplikasi pengolah kata (word processor). Aplikasi ini itur utamanya
digunakan untuk membuat dan mengolah dokumen, misalnya membuat
surat, menyusun laporan, dan lain-lain. Contoh aplikasi pengolah kata
ialah Microsoft Word, Open Office Word, Google Docs, dan lain-lain.
2. Aplikasi pengolah lembar kerja (spreadsheet). Aplikasi ini itur utamanya
digunakan untuk mengelola data yang disajikan dalam bentuk lembar
kerja, yaitu tabel dua dimensi yang terdiri atas kolom dan baris itur-
itur yang tersedia dapat mempermudah perhitungan data dan mengolah
data secara statistik, dan dapat menampilkannya dalam bentuk
diagram. Contoh aplikasi spreadsheet ialah Microsoft Excel, OpenOice
Spreadsheet, Google Sheet, dan lain lain.
3. Aplikasi pembuat bahan presentasi yang disebut slide. Aplikasi ini itur
utamanya digunakan untuk memudahkan kita untuk membuat slide
presentasi dengan mudah dan cepat serta menghasilkan slide yang
menarik. Slide presentasi adalah objek yang terdiri atas butir-butir
penjelasan, dapat disertai gambar atau ilustrasi lainnya. Contoh perangkat
lunak pembuat presentasi ialah Microsoft Office PowerPoint, OpenOffice
Presentation, Google Slide, dan lain-lain.
A. Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran
Mengintegrasikan artinya menyatukan beberapa objek, data, atau komponen
untuk membentuk sesuatu yang utuh dan bermakna, walaupun komponennya
tadinya terpencar atau tidak ada hubungannya. Misalnya, kita harus membuat
sebuah laporan berdasarkan pengamatan yang datanya dibuat dan divisualisasi
dengan excel. Sebelum laporan lengkap, kita membuat proposal dalam bentuk
slides. Saat kita membuat laporan, untuk menghindari mengerjakan hal yang
sama (mengetik ulang), kita perlu “membawa” potongan hasil kerja dengan
MS Excel, MS Word, dan MS PowerPoint ke dalam MS Word karena laporan
akhir dibuat dengan MS Word.
Setiap jenis aplikasi perkantoran memiliki fungsi yang berbeda sehingga
pengguna biasanya hanya menggunakan satu aplikasi sekali waktu, misalnya
menggunakan aplikasi word processor untuk menyusun dokumen. Akan
tetapi, ada kalanya, pengguna memerlukan lebih dari satu aplikasi untuk
suatu keperluan. Sebagai contoh, saat diperlukan laporan yang memuat
diagram, selain aplikasi pengolah kata, diperlukan juga aplikasi pengolah
lembar kerja yang dapat membuat diagram dengan lebih presisi. Oleh karena
itu, diperlukan integrasi konten antaraplikasi perkantoran.
Integrasi memungkinkan untuk mengaitkan data maupun itur antaraplikasi
sehingga data atau itur pada satu aplikasi dapat digunakan di aplikasi yang lain.
Integrasi konten aplikasi perkantoran bertujuan untuk menggabungkan konten
aplikasi lain dalam satu aplikasi. Sebagai contoh, pada Microsoft Oice, data dari
Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft Word dalam
pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada
MS PowerPoint dalam menampilkan graik dan tabel. Kedua contoh tersebut
merupakan contoh implementasi dari integrasi konten antaraplikasi di Microsoft
Oice. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk disajikan
dalam dokumen atau presentasi.
Terdapat beberapa cara untuk mengintegrasikan data, teks, gambar antar
aplikasi perkantoran. Cara itu menggunakan: (a) teknik “Salin-Tempel”(Copy
Paste) atau “Gunting-Tempel” (Cut Paste), (b) Menu yang tersedia di aplikasi,
(c) teknik Object Linking dan Embedding.
1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy, dan Paste
Perintah Cut (Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer
saat ini diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang
diketik pada sebuah kertas, di mana orang akan memotong (cut) paragraf
dari halaman dengan gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste).
Praktik ini tetap berlangsung hingga 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis
bahkan menjual "gunting pengeditan" dengan bilah cukup panjang yang
mampu memotong halaman selebar 22 cm.
Saat ini, perintah Cut, Copy, dan Paste sangat populer digunakan. Banyak
aplikasi menyediakan cara unik untuk metode ini seperti: kombinasi tombol,
menu tarik-turun (pull-down menu), menu pop-up, dll.
Mekanisme tradisional Cut, Copy, dan Paste menggunakan gunting, sedangkan
pada aplikasi komputer, perintah Cut memindahkan teks/graik atau objek lain ke
dalam clipboard atau bufer berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste
akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan.
Perintah Copy akan menyalin teks/graik atau objek lain yang disorot ke
dalam clipboard dan akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju
ke dokumen tujuan.
memiliki urutan cara yang sama,
tetapi perintah untuk Potong, yaitu
menggunakan Ctrl-x (⌘ + x untuk
pengguna Macintosh). Contohnya,
melakukan Copy-Paste pada tabel dari
aplikasi lembar kerja ke pengolah kata.
Atau, melakukan penyalinan dari MS
Word dan ditempel ke MS Excel atau
MS PowerPoint. Artinya, kita dapat
membuka 2 atau 3 aplikasi sekaligus,
dan membawa potongan teks, tabel, gambar dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Karena praktis, kita sering melakukan Copy-Paste. Copy-Paste perlu dilakukan
dengan cermat jika hasilnya masih harus diedit/diubah. Seringkali, terjadi Copy-
Paste yang menghasilkan teks yang salah karena penulis lupa mengedit
2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi
Integrasi konten pada bagian ini dilakukan dengan menggunakan itur integrasi
yang tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi
yang secara otomatis membuka aplikasi lainnya. Misalnya, pada Microsoft Word,
ketika dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka.
Tentu, kalian juga membawa diagram ke MS PowerPoint dan melakukan hal yang
sama. Gambar 3.3 dan Gambar 3.4 menunjukkan contoh menu Insert Chart yang
dapat menampilkan sheet yang dapat diisi data untuk membuat Diagram.
3. Tool yang sering digunakan di MS WORD
Rata kiri (Left Align) sort cut : CTRL + L.
